La serie esta instalada en la caja 5 con los libros de registro del año 1903 a 1931 y en la caja 6 del año 1932 a 1964, especificando su fecha de alta y baja en la Sociedad. Se harán constar alfabéticamente su nombre y apellidos así como número y categoría a la cual pertenece. Su fin es llevar un control exhaustivo de su organización.
Documentación producida durante la administración económica del Círculo Placentino, tanto ingresos como gastos, cuentas, libros económicos, financiación, tributación, etc.
La serie contiene toda la documentación relativa a los ingresos y gastos del Círculo Placentino durante toda su existencia. Está compuesta de CARGAREMES (firmados por el presidente, el contador, y el tesorero (también denominado depositario) de la Sociedad) para reflejar los ingresos y LIBRAMIENTOS (firmados por el presidente y el contador) mediante los que autorizaban los pagos a realizar, aunque a partir de 1965 dejarán de usarse los libramientos (los cargaremes desaparecen a partir de 1970) y se sustituyen por relaciones de ingresos y gastos o solamente documentación justificativa. Se ajustan al periodo contable de la Sociedad, que rendía cuentas a la Junta General de Socios en Diciembre, por lo que la numeración de los cargaremes y libramientos se inicia en diciembre y termina en noviembre del año siguiente. Los cargaremes normalmente no llevan documentación justificativa (aunque en algunos casos hay borradores o relaciones identificando la procedencia de los ingresos) y los libramientos llevan anexados los justificantes del gasto (facturas, letras de cambio, recibos, impuestos, justificantes del pago de nóminas, etc.). En muchos meses también se conservan borradores manuscritos con cuentas, y en algunos casos estos borradores es la única documentación que se conserva. Los documentos existentes, ordenados por año y por trimestre, son:
1904: Año completo. Solo documentación justificativa.
1905 a 1908: Años completos. Solo se conservan los libramientos y también documentación justificativa.
1909 a 1912: Años completos. Cargaremes, libramientos y documentación justificativa.
1913: Tercer trimestre (solo noviembre y diciembre). Solo documentación justificativa.
1914: Año completo (cuarto trimestre solo octubre). Solo documentación justificativa.
1915 y 1916: Años completos. Cargaremes y libramientos.
1917: Año completo. Solo documentación justificativa.
1918 y 1919: Años completos. Cargaremes y libramientos.
1920: Año completo (faltan meses de enero y diciembre). Solo 1 libramiento del mes de febrero, resto del año documentación justificativa.
1921: Año completo (faltan meses de junio y agosto). Solo documentación justificativa.
1922: Año completo (faltan meses de febrero y noviembre). Solo documentación justificativa.
1923: Año completo (faltan meses de enero y abril). El mes de diciembre con cargaremes y libramientos, el resto solo documentación justificativa.
1924: Primer y segundo trimestre (falta mes de mayo). Cargaremes y libramientos del primer trimestre, resto solo documentación justificativa.
1925: Meses de enero, mayo y agosto. Solo documentación justificativa.
1929: Tercer y cuarto trimestre (falta mes de julio). Cargaremes y libramientos excepto diciembre, que tiene solo documentación justificativa.
1930: Mes de junio. Solo documentación justificativa.
1931: Tercer trimestre (falta mes de noviembre). Solo documentación justificativa.
1932: Año completo. Cargaremes, libramientos y documentación justificativa.
1933: Año completo. También documentación justificativa.
1934: Primer, segundo y tercer trimestre (falta mes de septiembre). Cargaremes y libramientos.
1935: Año completo (faltan meses de febrero y octubre). Cargaremes y libramientos de marzo y segundo y tercer trimestre. Meses de enero, noviembre y diciembre solo documentación justificativa.
1936: Año completo. Cargaremes y libramientos de los meses de febrero, junio, julio, septiembre y tercer trimestre. Documentación justificativa del resto excepto mes de abril.
1937: Año completo (excepto meses de agosto y septiembre). Cargaremes y libramientos de los meses de enero, junio, y tercer trimestre. Resto de meses documentación justificativa.
1938: Año completo. Cargaremes y libramientos y documentación justificativa de algunos meses.
1939: Año completo. Cargaremes y libramientos excepto el mes de agosto. Documentación justificativa de todo el año.
1940: Año completo. Cargaremes y libramientos y documentación justificativa.
1941: Año completo. Cargaremes y libramientos del primer trimestre. Borradores de cuentas de todo el año.
1942 y 1943: Años completos. Solo borradores de cuentas.
1944: Año completo. Cargaremes del mes de marzo y segundo trimestre. Resto del año borradores de cuentas.
Año completo. Solo borradores de cuentas y documentación justificativa.
1946: Primer (solo meses de febrero y marzo) y segundo trimestre. Cargaremes y libramientos.
1947: Año completo. Cargaremes y libramientos solo meses de enero y febrero. Resto del año borradores de cuentas y documentación justificativa.
1948: Año completo. Solo borradores de cuentas.
1949: Año completo (excepto mes de enero). Solo borradores de cuentas y documentación justificativa.
1950: Solo mayo y julio. Solo documentación justificativa.
1951: Segundo trimestre. Solo documentación justificativa.
1952: Primer (falta mes de enero), segundo (faltan meses de abril y mayo), tercero (falta mes de julio) y cuarto trimestre. Cargaremes y libramientos de los meses de agosto, septiembre y cuarto trimestre. También documentación justificativa.
1953: Año completo (falta mes de enero). Cargaremes y libramientos de todos los meses.
1954: Meses de enero, febrero y junio. Cargaremes y libramientos de los meses de enero y febrero y documentación justificativa del mes de junio.
1955: Mes de enero. Solo documentación justificativa
1956 a 1958: Año completo. Cargaremes y libramientos y borradores de cuentas.
1959: Año completo. Cargaremes y libramientos y borradores de cuentas (del mes de diciembre solo borradores).
1960: Año completo. Cargaremes y libramientos de diciembre, del resto del año solo borradores de cuentas.
1961: Año completo. Cargaremes y libramientos y documentación justificativa.
1962: Año completo. Cargaremes y libramientos. Documentación justificativa de todo el año menos el mes de marzo.
1963: Año completo. Cargaremes y libramientos excepto noviembre. También borradores de cuentas y documentación justificativa.
1964: Año completo. Cargaremes y libramientos. También documentación justificativa de algunos meses.
1965: Año completo. A partir de octubre dejan de aparecer los libramientos y encontramos solo cargaremes y relaciones de ingresos y gastos y documentación justificativa.
1966 a 1969: Años completos. Cargaremes con relaciones de ingresos y gastos y documentación justificativa.
1970 a 1972: Años completos. Relaciones de ingresos y gastos y documentación justificativa.
1973: Año completo (falta mes de diciembre). Relaciones de ingresos y gastos y documentación justificativa.
Los expedientes de sesiones constan de convocatorias de la Junta Directiva a Junta General Extraordinaria a los Socios, peticiones de los socios a la Junta Directiva de convocar Junta General, borrador de la sesión del 7 de Julio de 1934, convocatorias a socios, expedientes de Juntas Generales Extraordinarias de 13 de Abril de 1941, 7 de Marzo de 1948, 29 de Enero de 1956. Copia de Acta de Junta General Extraordinaria de 5 de Diciembre de 1965, borradores de socios asistentes a las sesiones.
Son aquellas Juntas Generales que se celebran con distinto objeto que las Juntas Generales Ordinarias. No pueden tratarse más asuntos que los comprendidos en la convocatoria. Se convoca en caso de que la Junta Directiva tenga 3 o más vacantes o lo pidan 30 socios fundadores o de número. Incluye originales y borradores de:
En las sesiones de la Junta Directiva se trataban los asuntos pendientes y de los que en el acto se propusieran, tomándose los acuerdos por mayoría, siendo decisivo el voto del Presidente en caso de empate. Las actas de las sesiones están firmadas por los concurrentes. La designación de cargos de la Junta Directiva es en la Junta General Ordinaria del mes de Diciembre de cada año. Se renuevan tres de sus individuos en una elección y los cuatro restantes en la siguiente y así en los sucesivos. Se reunía cuando lo acordaba el Presidente o lo pedían 2 o más de sus individuos. La Junta Directiva estaba sometida a la fiscalización y censura de la Junta General Las atribuciones y deberes de la Junta Directiva eran:
Mantener el orden económico y de gobierno
Convocar la Juntas Generales Ordinarias y Extraordinarias
Autorizar los contratos, adquisiciones, compras y reparaciones
Representar legalmente a la sociedad en juicio o fuera de él
Hacer que se cumplan los acuerdos de las Juntas Generales
Examinar las cuentas
Autorizar las tarifas de los servicios y recreos y sus condiciones
Contratación del personal
Autorizar veladas, bailes y demás recreos
Admitir o no a los aspirantes a socios examinando la votación y su resultado, clasificándolos como socios de número o supernumerarios y expulsar a los socios morosos Su composición habitual era:
Presidente : 1 Cumplir y hacer cumplir el Reglamento y los acuerdos de la Junta Directiva 2 Presidir las Juntas ,dirigir sus sesiones y resolver los empates con su voto 3 Llevar la relación del Círculo con las autoridades, corporaciones, socios y particulares. 4 Convocar a la Junta Directiva cuando lo crea conveniente o lo soliciten dos o más socios 5 Realizar acuerdos provisionales en caso de urgencia y comunicarlo a la Junta Directiva con la mayor brevedad posible. 6 Expedir certificaciones en nombre de la Sociedad 7 Acordar las medidas necesarias para el mantenimiento del orden dentro del Círculo. 8 Ordenar los ingresos y gastos de la Sociedad. 9 Redactar junto a la Junta Directiva una memoria explicativa de las disposiciones más importantes de la Junta Directiva cada año para presentarla en la Junta General Ordinaria del primero de Enero.
Vicepresidente : Sustituye al presidente en caso de que no se pueda ocupar de sus responsabilidades y ayudarle en el ejercicio de la presidencia.
Secretario : Redacta los acuerdos de las Juntas extendiéndolas en los libros de actas recogiendo las firmas y autorizándolos con la suya. Llevar el libro de inscripción de socios con su clasificación con la fecha de admisión y baja y la causa de estas. Extender las convocatorias para las Juntas, certificaciones, circulares, oficios, recibos de cuota, libramientos y toda la documentación que autorice el Presidente. Custodia los libros y documentos de la Secretaría y Biblioteca, exhibiendo aquellos cuando lo ordene el Presidente.
Contador : Lleva toda la contabilidad del Círculo. Interviene en los ingresos y gastos y registra la documentación que a todo ello se refiera llevando los libros de cuentas. Conservará los comprobantes de cuentas autorizados por el Tesorero. Realizará junto con el Tesorero las cuentas generales de cada año y las parciales que acuerde la Directiva.
Tesorero : Recibe los fondos que se recaudan. Expide los cargaremenes correspondientes y satisface los libramientos que expide el Secretario, autorizados por el Presidente e intervenidos por el Contador. Lleva un libro de entrada y salida de fondos o de Caja, conservando los libramientos y justificantes de cuentas. Firma los recibos de las cuotas de socios.
2 vocales : Auxilian al vicepresidente, Contador, Tesorero y Secretario en el desempeño de sus cargos y les sustituye en caso de ausencia , enfermedad o vacante.
En las sesiones se trataban los asuntos pendientes y de los que en el acto se propusieran, tomándose los acuerdos por mayoría, siendo decisivo el voto del Presidente en caso de empate. Las actas de las sesiones están firmadas por los concurrentes.
Contiene borradores y originales de:
Actas de sesiones, recogen los acuerdos de la Junta Directiva alcanzados en sesión.
Anuncios, se utilizaban para informar sobre asuntos relativos al Círculo como por ejemplo exponer las cuentas del ejercicio anual, o acontecimientos festivos o sobre sorteos de loterías, torneos, etcétera.
Avisos, servían para comunicar alguna decisión de la Junta Directiva que afectaba a los socios, solían ser órdenes o mandatos.
Convocatorias, servían para reunir a la Junta Directiva en sesión.
Instancias de aspirantes a socios.
Comunicación del Presidente delegando su cargo por enfermedad.
